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Wer als Unternehmer schon einmal auf offenen Forderungen sitzen geblieben ist, hat daraus vermutlich mehrere Dinge gelernt: 1. Aus nicht bezahlten Rechnungen können existenzielle Bedrohungen erwachsen und 2. Ohne effektives Forderungsmanagement ist die Handhabe mit säumigen Schuldnern schwierig und oft auch frustrierend – nicht alle Geschäftsleute sind Ehrenleute und viele „Geschäftspartner“ haben die Intention, sich fair zu verhalten.
Große Unternehmen haben häufig ganze Abteilungen, die sich um offene Posten und Forderungen kümmern. Hier geht es teilweise um enorme Summen, sodass sich der Unterhalt einer solchen gesonderten Inkasso-Abteilung lohnt. Kleinere Unternehmen sind dagegen in den meisten Fällen auf sich selbst gestellt.
Damit Ihnen hierbei keine Ausfälle mehr passieren und Sie nicht auf Dienste dubioser Geldeintreiber aka Moskau Inkasso angewiesen sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Forderungsmanagement am besten optimieren!
Bei Neukunden keine großen Rechnungen aufkommen lassen!
Wer neue Kunden beliefert oder bedient, sollte im Anfangsstadium der Geschäftsbeziehung kleinere Rechnungen stellen. Werden diese pünktlich und anstandslos beglichen, kann die Rechnung bei zukünftigen Aufträgen auch größer ausfallen.
Möglich ist auch, eine Vereinbarung zu treffen, dass eine Rechnung automatisch bei Erreichen einer festgelegten Summe erstellt wird – ebenso wie Abschlagszahlungen beugt auch diese Maßnahme größeren Verlusten vor, die dann entstehen, wenn schon eine höhere Summe zustande gekommen ist.
Persönlichen Kontakt suchen
Unter Stress und Zeitdruck haben Sie sicher auch schon einmal die ein oder andere Rechnung oder Ratenzahlung „übersehen“. Gleiches gilt für Ihre Kunden – auch diese sind möglicherweise durch privaten Stress so eingebunden, dass die fälligen Zahlungen vergessen werden.
Suchen Sie den persönlichen Kontakt und fragen Sie nach. Die Holzhammermethode kann hier unter Umständen grob und unangemessen erscheinen. Eine freundliche Zahlungserinnerung (keine Mahnung!) oder eine nette Email können häufig schon vieles bewirken, ohne aufdringlich zu wirken.
Mahnungen konsequent verschicken
Wenn die Zahlungsfrist überschritten ist, sollten Sie die nächsten Maßnahmen einleiten. Diese müssen deutlich und bestimmt formuliert werden und ein festes Zahlungsziel beinhalten. Möglicherweise reagiert der Schuldner auch auf eine zweite Mahnung nicht – seien Sie also gewappnet, wenn es auch nach einer Mahnung zu keinem Geldeingang kommt.
In der Regel lassen sich bestimmte Fristen für geschäftliche Mahnungen ansetzen:
- persönlicher Kontakt: unmittelbar nach Fälligkeit.
- Zahlungserinnerung: 14 Tage nach Fälligkeit.
- Mahnung: 3 Wochen nach Fälligkeit.
- Mahnung: 4 Wochen nach Fälligkeit.
- Mahnung (gleichzeitig auch letzte Mahnung): 6 Wochen nach Fälligkeit.
Mit jeder weiteren Mahnung sollten die Formulierungen erkennbar schärfer werden. Wichtig ist, dass der Schuldner erkennt, dass möglicherweise unangenehme Folgen in Form von Gerichtsverfahren u. Ä. auf ihn zukommen, wenn er der Zahlung nicht nachkommt.
Externes Forderungsmanagement – Outsourcing
Kleinere Betriebe ohne eigene Rechnungsabteilung greifen in Fällen nicht gezahlter Rechnungen und Mahnungen gerne auf externe Dienstleister zurück. Unternehmen übernehmen dann die offenen Posten und kümmern sich durch hauseigene Spezialisten um die Abwicklung der Angelegenheiten. Gerade für Freiberufler lohnt sich eine solche Vorgehensweise, da das Forderungsmanagement nicht nur Nerven, sondern auch Zeit beansprucht – und diese wird in der Regel für andere Dinge benötigt.
Das Outsourcing des kompletten Forderungsmanagements bietet je nach Dienstleister unterschiedliche Möglichkeit – so ist es auch möglich, dass Sie Ihren Inkassoauftrag online stellen oder auch vorgerichtlich Bonitätsprüfungen einholen.
Fazit
Wünschenswert ist für jeden Unternehmer, dass Kunden und Geschäftspartner sich immer vorbildlich verhalten und alle berechtigten Forderungen sofort begleichen. Leider sieht das im Alltag ganz anders aus – der Forderungsausfall von nicht bezahlten Rechnungen summiert sich Jahr für Jahr auf mehrere Millionen Euro. Prüfen Sie, ob Sie das Forderungsmanagement selbst stemmen können oder dafür lieber einen externen Dienstleister in Anspruch nehmen wollen – dieser spart Ihnen nicht nur die Zeit, sondern schont auch Ihre Nerven im Umgang mit säumigen Schuldnern.
