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Im Zuge der Digitalisierung fordern zunehmend mehr Betriebsprüfer die Einsicht in die Verfahrensdokumentation. Doch genau diese gerät bei vielen Selbstständigen und Freiberuflern in Vergessenheit. Denn das Einscannen der Belege, die Sicherung von Rechnungen und eine nahtlose Buchführung scheinen für die meisten Unternehmer ausreichend. Um jedoch die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, ist eine Verfahrensdokumentation unerlässliche. Dieser Artikel zeigt, was dahintersteckt und wie eine uneingeschränkte Nachprüfbarkeit erreicht wird.
Was ist eine Verfahrensdokumentation überhaupt?
Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der GoBD. Sie umfasst nahezu alle betrieblichen Prozesse, wie die Buchführung, die Aufbewahrung der Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen. Im Zuge der Digitalisierung fällt es zunehmend schwerer, die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten sicherzustellen. Doch mit einer Verfahrensdokumentation soll genau das erreicht werden: Unternehmer können offenlegen, wie sie ihre Daten gegen eine Verfälschung oder den Verlust absichern. Dafür werden in der Verfahrensdokumentation Erfassungen, Änderungen, Reproduktionen und die Bearbeitung von Dokumenten festgehalten. Außerdem müssen die Unternehmer darlegen, wie sie ihre Belege nach dem Einscannen entsorgen, um die Anforderungen des Datenschutzgesetzes zu erfüllen.
Welche Möglichkeiten der Verfahrensdokumentation gibt es?
Online gibt es die Möglichkeit, eine Musterverfahrensdokumentation herunterzuladen. Diese lässt sich für den eigenen Betrieb anpassen. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. bietet ein entsprechendes Dokument als PDF oder im Word-Format an. Allerdings sind diese Musterverfahrensdokumentationen mit großen Nachteilen verbunden. Denn sie lassen sich nur schwer Aktualisieren, sind äußerst unübersichtlich und müssen zeitaufwendig angepasst werden.
Der Onlinedienstleister www.dokutar.de bietet eine cloud-basierte Software, mit der Freiberufler und Selbstständige schnell und einfach eine eigene Verfahrensdokumentation erstellen können. Die Software erfüllt alle GoBD-Vorgaben und wird bei gesetzlichen Neuerungen automatisch aktualisiert. Unternehmer können sämtliche Änderungen, wie eine neue Software oder einen Mitarbeiterwechsel in kürzester Zeit dokumentieren. Außerdem können neue Bereiche problemlos ergänzt oder angepasst werden. Bei dokutar besteht außerdem die Möglichkeit, eine Belegablage zu nutzen. Belege lassen sich in entsprechenden Ordnern sichern, was die Nachvollziehbarkeit der Daten verbessert. Auch Geschäftsprozesse wie die Lohnbuchhaltung und die Finanzbuchhaltung können in dokutar erfasst werden.
Was gehört alles zur Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation soll Außenstehenden dabei helfen, alle Geschäftsprozesse nachvollziehen zu können. Dafür werden die folgenden Bereiche lückenlos erfasst:
- Verantwortliche
Wer nutzt die Programme und wer ist mit der Wartung oder Sicherung beauftragt?
- Soft- und Hardware
Welche Programme werden in dem Unternehmen genutzt, die mit der Steuer in Verbindung stehen? (z.B. Rechnungsprogramme, Buchhaltungssoftware)
- Kassensysteme
Wie erfolgt die Registrierung von Einnahmen und Ausgaben in der Kasse? Wer hat Zugriff darauf und mit wie vielen beziehungsweisen welchen Kassen arbeitet der Betrieb?
- Geschäftsprozesse
Wie werden digitale und Papierbelege verarbeitet und entsorgt? Wie werden interne Vorgänge verarbeitet? Wie stellt der Betrieb sicher, dass keine Daten verfälscht werden können, und wie schützt er sich vor Datenverlust, beispielsweise bei einer Cyberattacke?
- Interne Kontrolle
Mit welchen Maßnahmen stellt das Unternehmen sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden?
