Ratgeber-Magazin: Rat und Hilfe für das alltägliche Leben
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Eine Hochzeit, ein runder Geburtstag, Konfirmation, eine Geburt oder Taufe: Es gibt schon einige Gründe, mehr oder weniger aufwändig zu feiern. Dabei möchte man den Gästen in Erinnerung bleiben, positiv versteht sich. Damit Ihre Feier nicht zum Reinfall wird, sollte sie gut geplant werden – denn so vermeiden Sie Pannen und peinliche Momente.
Art der Feier und Umfang
Zuerst einmal sollte überlegt werden, welcher Anlass zum Feiern besteht. Das ist dahingehend wichtig, dass man den richtigen Ort aussucht und feststellt, wie viele Gäste eingeladen werden sollen. Bedenken Sie, dass Ihre Gäste möglicherweise in Begleitung kommen, sodass die Anzahl der anwesenden Gäste größer ausfallen wird, als die Zahl der zugesagten Gäste. Wenn man beispielsweise in einem Restaurant feiern will, sollte man dies entsprechend einplanen, damit keiner stehen muss. Wer stattdessen lieber im kleinen Rahmen zu Hause feiert, kann hingegen ein bisschen lockerer herangehen, denn irgendeine Couch oder sonstige Sitzgelegenheit wird sich schon finden.
Einen guten Eindruck hinterlassen
Viele pflegen ein gesundes Misstrauen darüber, wie wohl andere über sie denken werden. In einem gewissen Maße ist das durchaus auch angebracht, hängt im konkreten Fall aber von der Feier ab. Sind nur Familienmitglieder eingeladen, ist das Eis schneller gebrochen und man entwickelt schnell ein souveränes Auftreten. Will man hingegen eine weitreichendere Party veranstalten, beispielsweise für eine Hochzeit, bei der neben Verwandten auch Freunde und Kollegen eingeladen werden, sieht die Sache schon schwieriger aus. Hier ist es wichtig, dass nichts schief geht – das geht den Gästen aber ähnlich; wer will schon daran schuld sein, eine Hochzeit verpatzt zu haben? Wer wirklich nichts dem Zufall überlassen will, kann sich ein Kirchenheft anfertigen lassen, das den Gästen ausgehändigt wird. Dies geht beispielsweise auf der Webseite von diehochzeitsdrucker.de. Dabei handelt es sich um einen Leitfaden, was für die Feierlichkeit geplant ist, wie sie ablaufen wird und teasert optional mit ein paar Fotos an, was die Gäste erwartet. Hält man sich an den Plan, kann beinahe nichts mehr schief gehen.
Für Kost und Logis sorgen
Vor allem dann, wenn Alkohol im Spiel ist, sollte man sich als Veranstalter einen Plan B im Hinterkopf behalten, wie die Gäste übernachten können, falls die Feier länger dauert. Mit Alkohol im Blut Auto zu fahren, ist verantwortungslos und gefährlich, weshalb eine nächtliche Unterkunft eine gute Idee ist. Außerdem kann es sein, dass die Gäste von weither angereist kommen und auch dann eine Unterkunft benötigen, um nicht in der Nacht übermüdet wieder gen Heimat aufzubrechen. Wichtiger als das ist aber, für Speisen und Getränke zu sorgen, denn die Gäste wollen versorgt werden und weder hungrig noch durstig wieder abreisen – dies würde einen äußerst schlechten Eindruck hinterlassen. Feiert man nicht in einem Restaurant, sondern etwa zu Hause oder im Garten, könnte man entsprechend Getränke besorgen und kochen. Schneller und professioneller sind hingegen Catering-Dienste, die diese Aufgabe übernehmen und Häppchen oder auf Wunsch deftige Speisen anliefern. Viele bieten auch an, sich um die Getränke zu kümmern. Damit haben Sie mehr Zeit fürs Wesentliche.
Gäste rechtzeitig einladen
Wer möchte, dass die Party gut besucht wird und nach Möglichkeit alle Liebsten erscheinen, sollte die Gäste rechtzeitig einladen. Das bedeutet, dass man nicht zu kurzfristig auf die Feierlichkeit hinweisen sollte – Ihre Gäste können schließlich auch Pläne für ihre Freizeitgestaltung haben. Andererseits sollte man auch nicht zu lange im Voraus einladen, denn lange Zeiträume lassen sich häufig schwer einschätzen und Absagen sind dann umso ärgerlicher, als wenn man gleich weiß, woran man ist. Als grober Richtwert hat sich ein Zeitraum von 4 bis 6 Wochen vor der geplanten Feier als guter Zeitpunkt für die Einladung erwiesen. Sie sollten bei der Einladung auf keinen Fall versäumen, den Gästen mitzuteilen, was gefeiert werden soll, wo die Party stattfindet und was sie erwartet. So wissen die Gäste, woran sie sind, was die Chance auf eine Zusage erhöht. Plaudern Sie aber nicht zu viel über Ihre Pläne, denn das kann auf der anderen Seite wieder enttäuschend sein, wenn die Pläne so nicht umsetzbar sind. Außerdem möchten Sie eine Einladung und keinen Roman an die Gäste schreiben – zu viel Text wird ohnehin nur selten komplett gelesen, weshalb der Aufwand umsonst wäre. Wenn Ihre Gäste von außerhalb kommen werden, etwa bei runden Geburtstagen oder Hochzeiten, sollten Sie aber unbedingt erwähnen, wie man das Ziel grob erreichen kann (öffentliche Verkehrsmittel und Auto) sowie die Möglichkeiten zum Parken. Ärgerlich ist andernfalls für Ihre Gäste, wenn sie erst lange nach einem Parkplatz suchen müssen. Eine gute Idee ist es, auf die Einladung noch einen Kartenausschnitt anzubringen, der zeigt, wo die Lokalität ist, denn nicht jeder hat ein Navigationsgerät.
Ein wichtiger Punkt ist zudem das berühmte „uAwg“ – um Antwort wird gebeten. So wissen Sie schon vor der Feier, wer kommen wird und wie viele Personen zu erwarten sind.
Die „richtigen“ Gäste einladen
Beinahe schon ein Kunststück ist es, die richtigen Gäste einzuladen. Selbstverständlich darf man niemanden vergessen, vor allem keine „wichtigen“ Personen (bei Hochzeiten sind die künftigen Schwiegereltern z.B. obligatorisch). Aber wenn es die Möglichkeit gibt, sich im Freundeskreis seine Gäste auszusuchen, sollte man darauf achten, dass sich die Beteiligten nach Möglichkeit auch verstehen. Weiß man bereits vorher, dass eine bestimmte Einladung für schlechte Atmosphäre sorgen könnte, sollte man lieber davon Abstand nehmen.
Strategische Einladungen
Immer wieder kommt es vor, dass man zähneknirschend die ungeliebte Verwandtschaft doch einlädt. Kann man sich das nicht einfach sparen? Nein! Der Anstand gebietet, dass diejenigen, die dem Anlass entsprechend ein „Recht“ darauf haben, eingeladen zu werden, auch eingeladen werden. Um Kummer zu vermeiden, kann man die weniger beliebten Gäste mit einer entsprechenden Sitzordnung „außer Reichweite“ platzieren. Ist der eher ungeliebte Personenkreis überschaubar, kann man sich auch schlau machen, wann diejenigen Gäste keine Zeit haben und bei verschiebbaren Feiern den Termin entsprechend „günstig“ wählen – ein bisschen hinterlistig, aber elegant.
Für Unterhaltung sorgen
Die Party ist eine Party und die Gäste möchten Spaß haben. Es darf keine Langeweile herrschen. Sorgen Sie also für Abwechslung – Musik, ein Redner, je nach Anlass vielleicht eine Stand-Up-Show. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Musik aus dem iPod ist aber eher langweilig. Live gespielte Musik macht einen deutlich besseren Eindruck. Vielleicht kann einer der Gäste ein Instrument spielen? Ansonsten lassen sich für kleines Geld auch Musikschulen buchen, die für die musikalische Untermalung sorgen.
Aufmerksam bleiben
Bei all der Unterhaltung sollen Sie als Veranstalter immer einen Blick auf die aktuelle Stimmung haben. Vor allem dann, wenn der Anlass entsprechend gehoben ist und viele Menschen zusammenkommen, die sich zwar kennen, aber schon lange nicht mehr gesehen haben, kommt der Moment, an dem sie sich unterhalten wollen. An diesem Punkt sollten Sie flexibel genug sein, ggf. die Planung auch zu ändern und die Gäste sich unterhalten lassen. Wenn die Band zu dem Zeitpunkt schon seit Stunden spielt, macht das keinen guten Eindruck.
Nicht zu verkrampft wirken
Ein großer Fehler, der vielen Party-Organisatoren unterläuft, ist, während der Party unnötig verkrampft zu sein. Zu groß ist der Druck, dass etwas schiefgehen könnte. Das muss nicht sein! Ihre Gäste sind aus demselben Grund da, wie die Ursache für Ihre Party: Es gibt etwas zu feiern und alle wollen Spaß haben. Mit der Anspannung im Nacken, alles richtig machen zu müssen, geschehen die meisten, später peinlichen, Missgeschicke. Schießt hingegen der Sektkorken die Deckenbeleuchtung ab, lachen die Beteiligten und die Party geht weiter. Bleiben Sie also unbedingt locker, selbst wenn Fehler passieren – ungeschehen machen können Sie sie ohnehin nicht.
