Ratgeber-Magazin: Rat und Hilfe für das alltägliche Leben
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Wer ein Event plant, widmet sich einer großen Aufgabe. Neben guter Unterhaltung und reichlich Platz für die Gäste, sind auch Verpflegung und Sicherheit zu beachten. Es gilt also, ein wenig Zeit und Energie aufzuwenden, damit das Event rundum gelingt. Veranstalter, die sich jedoch mit einer soliden Planung beschäftigen und gut organisiert sind, können ein Firmenevent auf die Beine stellen, das in jeder Hinsicht erfolgreich verläuft.
Event rundum planen – Ziele setzen und Struktur bieten
Falsche Timing, fehlerhafte Kalkulationen und Terminkollisionen können dazu führen, dass das Event in einem Desaster endet. Das muss jedoch nicht passieren. Wer ein Event plant und sich vorher ausgiebig informiert, kann verschiedene Hürden ohne viel Mühe meistern.
Vor dem Event alle Bereiche solide durchplanen
Bevor es an das Buchen einer Location geht, ist es sinnvoll, das Eventziel zu bestimmen. Dabei ist zu überlegen, welche Art von Event geplant ist und wie viele Gäste erwartet werden. Unterhaltung, Mobiliar und Sicherheitsvorkehrungen wie Security oder Absperrständer für öffentliche Bereiche sind genau zu überdenken. Gleichzeitig sind die Dauer der Veranstaltung, die Erreichbarkeit für das Publikum und ein eventueller Dresscode zu bestimmen. Wie sich erkennen lässt, gibt es viele Punkte zu bedenken. Das gesamte Event sollte Struktur bieten, die sich wie ein roter Faden durch die Veranstaltung zieht.
Tipp: Wer sich die Aufgabe nicht zutraut oder mit der Planung überfordert ist, holt sich Hilfe. Verschiedene Verantwortliche helfen bei der Umsetzung der Veranstaltung und sorgen durch Teamwork dafür, dass das Event in jeder Hinsicht gelingt.
Grobplanung vornehmen und anschließend sämtliche Details beherzigen
Steht das Konzept und sind alle Termine sowie Konzepte konkret erarbeitet, kann eine detaillierte Planung erfolgen. Verträge mit Caterer oder Unterhaltern sind abzuschließen und ein Rahmenprogramm zu erstellen. Bei Events im Außenbereich, die über mehrere Tage gehen sollen, sind über Flächen für Gäste, die dort Zelten oder Campen können, zu überdenken. Natürlich ist dabei zu überlegen, wie der Ablauf der Veranstaltung aussehen sollte. Somit gelingt es, Einladungen oder Plakate zu fertigen, um Gäste über das Event zu informieren. Promotion ist in diesem Rahmen wichtig, damit viele Gäste teilnehmen und die Veranstaltung gut besucht wird.
Vor dem Event letzte Planungsschritte vornehmen
Vor der Veranstaltung sind alle Beteiligten natürlich nervös und hoffen, dass das gesamte Event wie gewünscht verläuft. Doch bei aller Nervosität darf die Professionalität nicht leiden. Alle Beteiligten sind nochmals vor dem Eintreffen der Gäste zu briefen. Sämtliche Aufgaben sind zudem sinnvoll zu verteilen. Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass die Technik aufgebaut ist, die Unterhalter und eventuelle Moderatoren pünktlich eintreffen und für die Gäste alle Vorkehrungen getroffen sind. Ein guter Zeitplan ist das A und O und hilft, das Event erfolgreich auszurichten.
Nach dem Event alle Punkte Revue passieren lassen
Auch wenn die Veranstaltung beendet ist, heißt das nicht, dass es keine Arbeit mehr gibt. Die Location ist zu verlassen und zwar so, wie sie vorgefunden wurde. Der Abbau von Technik und das Entfernen von Mobiliar sowie Müll sind nur einige von vielen Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Anschließend können Mitarbeiter und Veranstalter Abrechnungen vornehmen und Gäste in einer Umfrage um ihre Meinung bitten. Das hilft dabei, weitere Events noch besser und erfolgreicher auszurichten.
Ein Event bereitet immer Freude, ist jedoch mit jeder Menge Arbeit verbunden. Wer sich jedoch gut vorbereitet und mit einem professionellen Team zusammenarbeitet, kann sich auf eine erfolgreiche Veranstaltung freuen.
