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Im Rahmen der Globalisierung kommt es vielfach dazu, dass sowohl geschäftlich auch privat diverse Dokumente und Urkunden im Ausland benötigt werden. Um die Rechtsgültigkeit dieser zu bestätigen, braucht es entweder eine Apostille oder eine Legalisation. Sie dienen als anerkannte Beglaubigungsform im internationalen Rechtsverkehr. Wann brauche ich jedoch eine Legalisation und in welchen Fällen reicht eine Apostille aus?
Die internationale Anerkennung von Urkunden
In Deutschland ausgestellte öffentliche Urkunden haben zwar hierzulande Gültigkeit, werden jedoch im Ausland zumeist nicht anerkannt. Um diese international rechtlich beglaubigen zu lassen, benötigt man eine Legalisation. Sie bestätigt die Echtheit der Urkunde, seine inhaltliche Korrektheit sowie die Echtheit des verwendeten Stempels bzw. Siegels. Zuständig dafür ist das jeweilige Konsulat bzw. die Botschaft des Landes, in welchem die Urkunde später benötigt wird. Bevor der Mitarbeiter des Konsulates die Legalisation erteilt, müssen diverse Vor- oder auch Endbeglaubigungen durch die deutschen Behörden erfolgen. Um diesen komplizierten Prozess im Sinne des internationalen Urkundenverkehrs zu vereinfachen, hat man im Jahre 1961 die sogenannte Apostille eingeführt. Sie kommt zwischen den Staaten zur Anwendung, die das „Haager Übereinkommen Nr. 12 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ unterzeichnet haben.
Das Haager Übereinkommen
Derzeit beteiligen sich 108 Staaten an diesem multilateralen Abkommen. Durch die Einführung der Haager Apostille wurde der internationale Rechtsverkehr um ein Vielfaches vereinfacht und von überflüssiger Bürokratie befreit. In Deutschland haben sich diverse Serviceportale, wie beispielsweise „Apostille oder Legalisation“, auf die Organisation der Beglaubigung solcher Dokumente und Urkunden spezialisiert. Nicht in jedem Fall erfordern die ausländischen Bestimmungen die Ausstellung einer solchen Legalisation. Es lohnt sich, im Voraus genaue Erkundigungen einzuholen. Sollen die beglaubigten Urkunden in einem Staat zum Einsatz kommen, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind, wird die Apostille direkt im Ausland anerkannt, ohne das eine Legalisation der Dokumente erfolgen muss.
Für diese Urkunden und Dokumente benötigt man beispielsweise eine Apostille oder Legalisation im Ausland:
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Sterbeurkunde
- Zeugnisse
- notarielle Urkunden
- Meldebescheinigungen
- Gerichtdokumente wie etwa Beschlüsse oder Urteile
- Handelsregisterauszüge
Wichtiger Tipp:
Für die Erteilung einer Apostille müssen immer die Originalunterlagen mit der Originalunterschrift vorliegen. Elektronisch erstellte Handelsregisterauszüge benötigen zusätzlich eine Originalunterschrift eines berechtigten Urkundsbeamten des zuständigen Registergerichts sowie das dazugehörige Dienstsiegel. Allgemeine hilfreiche Hinweise und Tipps zum Thema Apostille und Legalisation gibt das Auswärtige Amt in einem FAQ auf seiner Homepage. Die Serviceportale, welche sich auf die Beschaffung von Apostillen spezialisiert haben, beraten ihre Kunden ausführlich und persönlich zum individuellen Sachverhalt.
Fazit: Werden deutsche Urkunden oder Dokumente im Ausland benötigt, müssen sie durch eine Apostille oder Legalisation beglaubigt werden. Nur so erfolgt eine international rechtsgültige Anerkennung. Für Staaten, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind, reicht die Ausstellung einer Apostille. Diese ist mit wesentlich geringerem bürokratischen Aufwand erhältlich.
